Efter en lang arbejdsdag finder en medarbejder en krøllet kvittering i jakkelommen. Den har været med gennem bilen, et byggemarked og en kundeopgave. Nu er blækket svært at læse, og formålet med købet er ved at gå i glemmebogen. Sådan begynder bilagsjagten for mange: med et lille stykke papir, der næsten blev væk.
Men bilaget opstår ikke ved skrivebordet. Det bliver til dér, hvor købet sker, mens detaljerne stadig er friske. Med mobil bilagshåndtering kan medarbejderen fotografere kvitteringen og sende den ind fra telefonen i stedet for at gemme den til senere. Det lyder enkelt, og netop derfor kan det gøre en mærkbar forskel i en travl hverdag.
Det bedste tidspunkt er lige efter købet
Tilbage i byggemarkedet står medarbejderen med materialer til en kundeopgave og en kvittering i hånden. Inden papirstrimlen forsvinder mellem værktøj og handsker, tager medarbejderen et billede i mobilappen. Købet er stadig nemt at genkende, og det er let at knytte det til kunden eller projektet, før nogen skal gætte sig frem senere.
Efter et kundemøde ser det måske lidt anderledes ud. Sælgeren tager en taxa videre og sender kvitteringen ind fra mobilen, mens turen og mødet stadig står klart. En kort note om formålet giver den, der behandler udlægget, noget konkret at gå videre med. Det er en lille vane, men langt rarere end at prøve at rekonstruere hele dagen ved månedens slutning.
På en arbejdsplads uden fast kontor køber en medarbejder kaffe til et møde. Kvitteringen bliver fotograferet sammen med en kort forklaring, så den ikke bare ender i en pose med andre papirer. Hvem har egentlig lyst til at lede efter den igen senere?
Fra foto til forståeligt bilag
Et billede er begyndelsen, ikke hele historien. Skriv gerne, hvad købet var til, hvilken kunde det vedrører, eller hvilket projekt udgiften hører under. Når forklaringen følger med fra starten, afhænger registreringen mindre af hukommelsen hos både medarbejderen og økonomiafdelingen.
Her samler mobil bilagshåndtering dokumentationen dér, hvor den bliver til. Med mobilappen kan medarbejderen fotografere og sende bilaget ind på farten i stedet for først at samle kvitteringerne i en bunke. Nordflows side om mobilappen beskriver funktionen nærmere. Jeg synes især, at den korte afstand mellem købet og forklaringen gør arbejdsgangen tiltalende.
En god vane behøver ikke være højtidelig. Tag billedet, tjek, at teksten kan læses, og skriv en kort forklaring, hvis købet ikke taler for sig selv. Så er bilaget lettere at forstå – også for kollegaen, der ikke var med i byggemarkedet eller taxaen.
Når bilaget skal videre eller mangler noget
Fra medarbejderens telefon går bilaget videre til behandling og eventuel godkendelse. I stedet for at vente på, at nogen afleverer en samlet bunke, kan kvitteringen sendes ind, lige når købet er sket. Den ansvarlige kan dermed følge bilaget og reagere, hvis noget skal afklares. Papirbunker har det med at gemme netop den kvittering, man leder efter.
Er billedet uklart, eller mangler der en forklaring, kan bilaget kræve en opfølgning. Har en medarbejder købt kaffe til et møde, kan vedkommende hurtigt tilføje, hvem mødet var med, mens det stadig står klart. Det er nemmere end at få spørgsmålet længe efter, når hverken købet eller samtalen længere står skarpt.
For den, der behandler udlæg, gør en tydelig kvittering og en kort beskrivelse arbejdet mere overskueligt. Formål, kunde og projekt er ikke pynt; de gør det lettere at forstå, hvorfor udgiften hører til virksomheden. Og når bilaget ikke først skal graves frem fra en indbakke eller jakkelomme, bliver både godkendelse og opfølgning enklere. Læs mere om mobil bilagshåndtering.
Gør den næste kvittering nem at finde
Næste gang et køb kræver et bilag, så begynd lige efter betalingen. Tag et læsbart billede, mens kvitteringen stadig er hel, og tilføj den forklaring, der gør købet forståeligt for andre. Send den videre fra mobilen, før arbejdsdagen trækker dig videre til næste opgave. En bedre rutine kræver ikke et stort systemskifte – mest af alt kræver den, at papiret ikke får lov at vente.
Mobil bilagshåndtering handler i praksis om at følge købet hele vejen fra butik eller taxa til bogføring. Når dokumentationen bliver sendt ind med det samme, er det lettere at holde styr på udlæg på farten, og kvitteringen har sværere ved at forsvinde i bilen. En lille handling i øjeblikket kan spare en del gætteri senere.
Næste gang du mærker en krøllet kvittering i lommen, er det måske et tegn på, at den skulle have været fotograferet tidligere. Det er ikke en katastrofe, bare en venlig påmindelse: Tag billedet, skriv en kort forklaring, og send bilaget videre, mens historien stadig er let at fortælle.
Se mere hos nordflow.io.